Doel 1

Doel 1: De omvang en kwaliteit van de organisatie van de provincie Zuid-Holland moet in overeenstemming zijn met het door ons voorgestane takenpakket. Wij werken aan een innovatieve, lerende en op de uitvoering gerichte organisatie die effectief en efficiënt is.

Toelichting

1.1.1 Percentage Overhead

Het percentage overhead wordt bepaald op basis van de formatieve-omvang van de provincie en komt naar verwachting in 2018 uit op een percentage van 39%. Deze toename wordt enerzijds verklaard door ontwikkelingen die voortvloeien uit de eind 2017 tot stand gekomen cao en anderzijds door ontwikkelingen binnen de ‘Koers van de organisatie’, zoals ook toegelicht in de Jaarrekening 2017.
In de cao is een aantal afspraken gemaakt die van invloed zijn op de verhouding indirecte en directe fte. Zo is afgesproken dat structureel werk door eigen medewerkers moet worden uitgevoerd. Met name binnen de bedrijfsvoeringsafdelingen vindt een aantal werkzaamheden plaats die binnen deze categorie vallen. Dit leidt tot een toename van het aantal indirecte functies en daarmee tot een stijging van de overhead.
Gelet op de Organisatiekoers, waarin opgavegericht werken leidend is, zullen medewerkers uit de bedrijfsvoering en managers steeds meer integraal onderdeel zijn van de uitvoering van de primaire taken. Op taak- en functieniveau is hierdoor minder onderscheid mogelijk tussen primair proces en overhead. Het percentage overhead wordt hierdoor onvoldoende betrouwbaar om uitspraken te kunnen doen over de efficiëntie en effectiviteit van de organisatie.

Toelichting

1.2.1 Afhandeling facturen binnen 30 dagen in %

De afhandeling van de facturen binnen 30 dagen ligt op dit moment op 87% en derhalve boven de gestelde indicator van 85% voor het jaar 2018.

1.2.2 Doorlooptijd bezwaar- en beroepsprocedures (niet zijnde belastingen) en klachten (% binnen termijn)

Ten aanzien van de bezwaar- en klachtenbehandeling zijn afgelopen jaren procesverbeteringen doorgevoerd. Er zullen altijd beslissingen op bezwaar niet binnen de termijn genomen kunnen worden (te late doorzending vanuit andere organisaties of noodzakelijk onderzoek voor juiste beslissing waarbij bezwaarde niet instemt met opschorting van de termijn). De verwachting is dat de huidige (effect)indicator van 75% gehaald zal worden. Het huidige percentage beslissingen op bezwaar en klachten dat binnen de termijn is genomen is 92%.

1.2.3 Doorlooptijd advisering bezwaren en klachten

Deze indicator heeft betrekking op de advisering door de bezwaarschriftencommissie en klachtenfunctionaris en ziet op het percentage adviezen op bezwaarschriften en klachten dat binnen een termijn van 12 weken respectievelijk 10 weken wordt uitgebracht. Ook hier geldt dat in sommige gevallen de termijn door externe omstandigheden, bijvoorbeeld onder 1.2.2 genoemd, niet gehaald kan worden. De verwachting is dat de indicator van 85% gehaald zal worden. Het huidige percentage adviezen dat binnen 12 weken is uitgebracht is 93%.

1.2.4 Doorlooptijd belasting bezwaren

De verwachting is dat de doelstelling in de Begroting 2018 van 90% op tijd afgehandelde bezwaren nog steeds haalbaar is. In 2018 is één beroepsprocedure inzake Leges voor een aanvraag omgevingsvergunning gevoerd. Het beroep is gegrond verklaard, waarmee PZH in het ongelijk is gesteld en heeft  het aanslagbedrag en griffierecht aan eiseres terug betaald.

1.2.5 Klanttevredenheid (rapportcijfer op tienpuntsschaal)

In het afsprakenkader "Samen werken, Samen leven" (2007) tussen Rijk en provincies is opgenomen dat de overheidsdienstverlening minimaal een 7 moet scoren naar het oordeel van de klanten. Provincies meten daarom sinds 2010 in gezamenlijkheid elke twee jaar de klanttevredenheid. Het 4e klanttevredenheidsonderzoek (KTO) vindt in het najaar van 2018 plaats.

1.2.6 Informatie is beschikbaar op jaarbasis

Informatie op de corporate website en op het SIS (Staten Informatie Systeem) is voor de Staten beschikbaar. Het SIS wordt extern gehost en is beschikbaar voor alle Statenleden. De beschikbaarheid wordt gemeten op basis van 24 uur x 7 dagen, met uitzondering van het geplande en met de gebruikersorganisatie afgestemde onderhoud.

1.2.7 Aantal uitgevoerde onderzoeken naar de informatieveiligheid

De provincie neemt continu maatregelen om de veiligheid van de informatievoorziening te waarborgen. Deze maatregelen zijn bedoeld om de beschikbaarheid, exclusiviteit en integriteit van informatievoorziening te garanderen en de gevolgen van incidenten te beperken. Het aantal uitgevoerde onderzoeken ligt op schema.

Per 25 mei 2018 is de functionaris voor de gegevensbescherming (FG) operationeel bij de provincie. Deze functionaris is de onafhankelijk, intern toezichthouder, die de provincie controleert en adviseert over de verwerking van persoonsgegevens. De aanstelling van de FG is per 25 mei 2018 verplicht onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De provincie ziet de aanstelling van de FG als een positieve impuls aan het privacy bewustzijn en het versterken van de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens bij de uitvoering van de provinciale taken.